以下は東京都の場合であり、他の道府県においては異なる点もあると思いますので、確認してください。
また、詳しくそのスケジュールの流れを掲載しても却って分かりづらくなると考え、２６年度東京都グループホーム説明会資料をまとめてみました。

１．エントリーシート提出

　　２６年度からエントリーシートの提出が補助協議受付の条件となりました。
　　補助協議までに区市町村への相談が必要です。
　　区市町村からは「意見書」を出してもらい、補助協議の際の書類に添付します。 

２．補助協議受付

３．補助協議（審査・現地調査）
　　事業計画、資金計画、工事に関する書類を提出し、協議を行います。
　　協議に基づいて書類審査、現地調査を行います。

４．補助内示
　　選考委員会で決定し、内示が出ます。
※　１．〜４．までで約２ヶ月半から３ヶ月程度かかります。

５．入札（一般競争入札、指名競争入札）
　　内示を受けた後、入札手続きを行います。
　　理事会もしくは社員総会を複数回開催

６．交付申請
　　工事請負契約締結後、補助金を正式に決定するための申請書を提出。
　　書類審査をし、交付決定通知書を出します。

７．工事
　　新築・改築にもよりますが、かなりの期間がかかると思います。
　　さらに、東京都はオリンピックに向け、資材は高騰し人手不足の状況です。
　　この点を考慮すると、工事費用の見積もりは高くなり、工事期間も長くなるものと予想されます。

８．実績報告
　　工事完了後、工事請負業者から工事完了届を受け取る。
　　東京都に工事完了報告。
　　東京都は書類審査、現地調査を行い、工事が適切に完了していることを確認。
　　補助金額を確定し、補助金額の確定通知書を出します。

９．請求
　　補助金額の確定通著書を受けてから、補助金請求。

そして、最後に事業者指定申請をし、開設となります。
８月１日に開設予定であるなら、６月中に申請書を提出しなければなりません。

補助金を使用しない設立

１．補助金を使用しない場合は、当然上記日程に拘束されることはありません。
　　しかし、開設までの期間を短縮するには、いち早くニーズに合った物件を探し出すことです。
　　経験上これに一番時間がかかります。
　　ここで躓き半年ほどかかっている方が数多くいます。

　　消防法上の規制として、規模の小さいもの（１００㎡未満）は、避難誘導灯と消火器、自動火災報知設備の設置です。
　　しかし、平成２７年度からは、延べ面積や収容人数によって以前よりも厳しい規制となり、スプリンクラーの設置が義務
　　付けられます。
　　また、耐震基準においては、昭和５６年６月１日以降に建築確認を行った建物であることが求められます。もちろんそれ
　　以前の建物であっても耐震補強をしていれば何ら問題はありません。

２．物件が見つかったら、即　区市町村の障害福祉主管課へ相談に行きましょう。（利用者の見込み等）
　　次に当該地区を所管している建築主事（建築基準法・用途変更等建築基準に関すること）、消防署（消防法・消防設備、
　　消防計画等に関すること）へ相談しましょう。

３．以上をクリアーできたら、次は都の障害福祉課居住支援係へ足を運びましょう。
　　事前のアポイントが必要になります。
　　３回程度相談し、ＯＫが出たら事業者指定申請書の提出になります。

４．申請書を提出してから、約１ヶ月後に検査に来ますので、それまでに設備や内装関係は全て整えておきましょう。